Bạn có thể chọn đúng vendor nhưng dự án vẫn trượt nếu chọn sai mô hình hợp tác. Khi thuê ngoài phát triển ứng dụng hoặc thuê ngoài phát triển phần mềm, chi phí thật thường xuất hiện muộn hơn dưới dạng trễ tiến độ, phát sinh phạm vi công việc, kiểm thử phải làm lại nhiều vòng và áp lực phát hành tăng dần.

Bài viết này giúp bạn thuê ngoài phát triển ứng dụng theo cách có thể kiểm soát. Nội dung tập trung so sánh hai mô hình làm việc theo dự án và đội ngũ chuyên trách, dựa trên các tiêu chí bạn có thể yêu cầu, đo lường và áp dụng bắt buộc như nhịp bàn giao, cam kết mức dịch vụ, cổng kiểm thử chất lượng, báo cáo và điều khoản quản trị rủi ro. Khung này cũng áp dụng tốt khi bạn thuê ngoài phát triển phần mềm cho nhiều phòng ban hoặc cho sản phẩm có kế hoạch mở rộng sau khi ra mắt.

Mục lục

1. Project và Dedicated Team trong 5 phút
2. Nguyên tắc 1: Chọn theo mức độ thay đổi phạm vi công việc
3. Nguyên tắc 2: Chọn theo độ dài kế hoạch sản phẩm
4. Nguyên tắc 3: Ghép cách tính phí với mức độ không chắc chắn
5. Nguyên tắc 4: Thiết lập nhịp bàn giao để ra tính năng đều đặn
6. Nguyên tắc 5: Cam kết mức dịch vụ để bảo vệ vận hành hệ thống
7. Nguyên tắc 6: Cổng kiểm thử chất lượng trước mỗi lần phát hành
8. Nguyên tắc 7: Khóa quyền sở hữu và bảo mật ngay từ ngày đầu
9. Nguyên tắc 8: Dùng chỉ số để ngăn dự án bị trôi
10. Nguyên tắc 9: Làm thử trước, cam kết sau
11. Câu hỏi thường gặp
12. Checklist yêu cầu đề xuất và thông tin liên hệ

Làm theo dự án hoặc thuê đội ngũ chuyên trách

Khi thuê ngoài phát triển ứng dụng, đa số doanh nghiệp sẽ chọn một trong hai mô hình: làm theo dự án hoặc thuê đội ngũ chuyên trách. Nếu bạn thuê ngoài phát triển phần mềm nhưng chưa rõ mô hình phù hợp, hãy bắt đầu bằng việc xác định mức độ ổn định của phạm vi công việc và độ dài kế hoạch sản phẩm.

Mô hình A: Thuê ngoài theo dự án

Bạn đặt hàng một phạm vi công việc tương đối rõ ràng và nhận bàn giao theo từng mốc. Cách tính phí thường là trọn gói theo dự án hoặc tính theo thời gian và công sức theo từng mốc bàn giao.

Phù hợp khi: yêu cầu ổn định, tiêu chí nghiệm thu rõ ràng và đo được. Với nhu cầu ra một phiên bản cụ thể, mô hình này hay được dùng khi thuê ngoài phát triển ứng dụng theo kế hoạch cố định.

Mô hình B: Thuê đội ngũ chuyên trách

Bạn duy trì một đội phát triển để triển khai kế hoạch sản phẩm theo từng chu kỳ ngắn, trả phí theo gói hằng tháng hoặc theo công suất thực hiện.

Phù hợp khi: yêu cầu thay đổi nhanh, cần thử nghiệm liên tục và muốn ra bản cập nhật đều đặn. Với roadmap dài, mô hình này thường giúp thuê ngoài phát triển phần mềm hiệu quả hơn do giảm làm lại và giữ kiến thức sản phẩm trong một đội ổn định.

Bảng quyết định nhanh

Nguyên tắc 1: Chọn theo mức độ thay đổi của phạm vi công việc

Nếu bạn chọn mô hình theo dự án trong khi phạm vi công việc còn thay đổi liên tục, dự án rất dễ phát sinh thêm yêu cầu. Vendor có xu hướng bảo vệ lợi nhuận, doanh nghiệp cần giữ ngân sách. Kết quả là tốc độ giảm và áp lực tăng. Đây là tình huống gặp rất thường xuyên khi thuê ngoài phát triển ứng dụng lần đầu hoặc khi thuê ngoài phát triển phần mềm cho nghiệp vụ chưa ổn định.

Chọn thuê theo dự án khi phạm vi công việc ổn định:

• Luồng người dùng đã được duyệt
• Mô hình dữ liệu đã chốt
• Tích hợp ít và tài liệu rõ ràng
• Tiêu chí hoàn thành và tiêu chí nghiệm thu đo được
• Sau khi ra mắt chỉ cần tối ưu nhỏ

Chọn thuê đội ngũ chuyên trách khi phạm vi công việc biến động:

• Giai đoạn khám phá nhu cầu chưa xong
• Các bên liên quan còn thay đổi ưu tiên
• Phần tích hợp còn nhiều điểm chưa lường trước
• Dữ liệu sau khi ra mắt sẽ làm thay đổi ưu tiên
• Bạn kỳ vọng phát hành nhiều lần

Tham chiếu bên ngoài:

Tài liệu hướng dẫn hợp đồng theo phương pháp linh hoạt của Chính phủ Anh giúp bạn hình dung cách kiểm soát thay đổi và nghiệm thu theo vòng lặp: Contracting for Agile guidance note.

Nguyên tắc 2: Chọn theo độ dài kế hoạch sản phẩm

Độ dài kế hoạch sản phẩm là dấu hiệu rất nhanh để chọn mô hình.

Thuê theo dự án phù hợp khi:

• Bạn cần một lần phát hành rõ ràng
• Có thể viết tiêu chí nghiệm thu ngay từ đầu
• Đội nội bộ đủ năng lực vận hành và tự cải tiến sau khi nhận bàn giao

Thuê đội ngũ chuyên trách phù hợp khi:

• Kế hoạch sản phẩm từ 3 tháng trở lên
• Bạn muốn phát hành định kỳ
• Bạn chắc chắn sẽ lặp lại nhiều vòng để tối ưu trải nghiệm, hiệu năng, phân tích dữ liệu và bảo mật

Nếu sản phẩm vận hành theo chu kỳ làm xong, đo lường rồi cải tiến, hãy thiết kế nhịp triển khai bám theo dữ liệu. Cách làm này giúp thuê ngoài phát triển ứng dụng ít bị trễ do chờ quyết định và giúp thuê ngoài phát triển phần mềm bớt làm lại.

Nguyên tắc 3: Ghép cách tính phí với mức độ không chắc chắn

Nhiều hợp đồng thất bại không phải vì năng lực phát triển kém, mà vì cách tính phí mâu thuẫn với mức độ chưa chắc chắn của yêu cầu. Lỗi này thường gặp khi thuê ngoài phát triển ứng dụng nhưng chưa chốt rõ ranh giới phạm vi và tiêu chí nghiệm thu.

Cách tính phí khi thuê theo dự án

Giá trọn gói chỉ phù hợp khi bạn khóa được:

• Ranh giới phạm vi công việc rõ ràng
• Tiêu chí nghiệm thu theo từng mốc
• Quy trình xử lý yêu cầu thay đổi kèm tác động tới thời gian và chi phí
• Tiêu chí hoàn thành có cổng kiểm thử chất lượng và điều kiện sẵn sàng phát hành
• Nếu phạm vi tương đối rõ nhưng vẫn cần linh hoạt ở chi tiết, tính theo thời gian và công sức theo mốc bàn giao thường an toàn hơn giá trọn gói.
• Cách tính phí khi thuê đội ngũ chuyên trách
• Trả phí theo tháng giúp ổn định nguồn lực. Tính dự đoán đến từ nhịp bàn giao và báo cáo minh bạch, không phải từ việc cố ép phạm vi công việc thành cố định.

Để tránh tình trạng kéo dài không điểm dừng, bạn cần chốt:

• Kết quả mục tiêu theo quý
• Mục tiêu theo từng chu kỳ và nghiệm thu dựa trên demo
• Cơ chế quản lý danh sách ưu tiên, ai quyết ưu tiên và ai duyệt thay đổi

Tham chiếu bên ngoài:
Bạn có thể tham khảo bộ chỉ số đo hiệu quả triển khai phần mềm để theo dõi nhịp phát hành và độ ổn định khi vận hành: DORA metrics guide.

Nguyên tắc 4: Thiết lập nhịp bàn giao để ra bản cập nhật đều

Nhịp làm việc tối thiểu nên có

• Demo hằng tuần
  Mỗi tuần nên có bản chạy được để xem trực tiếp, không chỉ báo cáo tiến độ.
• Lập kế hoạch, rà soát và rút kinh nghiệm theo từng chu kỳ
  Mỗi chu kỳ cần có buổi chốt việc sẽ làm, buổi xem kết quả đã làm, và buổi rút kinh nghiệm để cải thiện cách phối hợp.
• Buổi đồng bộ quyết định hằng tuần
  Mục tiêu là gỡ vướng, duyệt ưu tiên và chốt các quyết định quan trọng để đội triển khai không bị đứng lại.
• Rà soát kế hoạch sản phẩm hằng tháng
  Nhìn vào kết quả đạt được và tác động kinh doanh, không chỉ nhìn danh sách đầu việc.

Cần chỉ rõ người chịu trách nhiệm ra quyết định cho các nhóm việc sau

• Cân đối giữa phạm vi công việc và thời gian
• Lịch phát hành
• Chuẩn bảo mật tối thiểu
• Quyền truy cập dữ liệu và quyền truy cập tích hợp hệ thống

Nếu sản phẩm có tính năng AI, nhịp làm việc nên có thêm bước thu thập phản hồi và theo dõi mức độ sử dụng thực tế. Khi thuê ngoài phát triển phần mềm có AI, phần phản hồi và mức độ sử dụng là dữ liệu bắt buộc để điều chỉnh ưu tiên.

Nguyên tắc 5: SLA giúp bảo vệ vận hành hệ thống thật

Thuê ngoài mà không có cam kết mức dịch vụ, khi có sự cố sẽ rất dễ biến thành chuyện phải thương lượng lại từng lần.

SLA tối thiểu nên bao gồm

• Thời gian phản hồi cho câu hỏi hỗ trợ và cho sự cố
• Cách phân loại mức độ nghiêm trọng và thời gian mục tiêu để khắc phục

Tiêu chí sẵn sàng phát hành

• Kỳ vọng khi cần quay lại bản ổn định hoặc triển khai bản sửa nhanh
• Quy trình leo thang và người chịu trách nhiệm cụ thể
• SLA nên ngắn nhưng thực thi được. Một trang vẫn đủ nếu nội dung rõ và có số đo.

Bạn có thể dùng bộ chỉ số DORA để theo dõi nhịp phát hành và độ ổn định vận hành: DORA metrics guide.

Nguyên tắc 6: Có cổng kiểm thử chất lượng trước mỗi lần phát hành

Bỏ cổng kiểm thử chất lượng nghĩa là tăng rủi ro lỗi trên môi trường thật. Khi thuê ngoài phát triển ứng dụng, đây là phần giúp giảm lỗi phát hành và giảm tranh cãi nghiệm thu.

Bộ tiêu chí tối thiểu trước khi phát hành nên có

• Bắt buộc rà soát mã nguồn trước khi gộp thay đổi
• Có kiểm thử tự động cho các luồng quan trọng
• Có môi trường thử nghiệm gần giống môi trường thật, gồm cấu hình, thông tin nhạy cảm và kết nối tích hợp
• Có danh sách kiểm tra trước khi phát hành và người duyệt cuối cùng
• Mỗi lần triển khai đều có ghi chú phát hành

Tham chiếu bên ngoài:

Bạn có thể tham khảo công cụ Lighthouse để kiểm tra tự động các tiêu chí chất lượng web như hiệu năng, khả năng truy cập và SEO: Introduction to Lighthouse.

Nếu bạn cần khung tham chiếu về mức độ trưởng thành của bảo mật gắn với quy trình phát triển và kiểm thử, có thể tham khảo OWASP SAMM: OWASP SAMM.

Nguyên tắc 7: Chốt quyền sở hữu và bảo mật ngay từ ngày đầu

Kiểm soát quyền sở hữu sản phẩm và mã nguồn

Đây là nhóm điều khoản quan trọng nhất vì quyết định bạn có thật sự sở hữu sản phẩm hay không.

Bạn nên chốt rõ các điểm sau

• Điều khoản chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản trí tuệ rõ ràng: Sản phẩm, mã nguồn, thiết kế và tài liệu do ai sở hữu, quyền sử dụng ra sao, thời điểm chuyển giao khi nào.
• Kho mã nguồn do bạn nắm quyền quản trị hoặc bạn có quyền quản trị cao nhất: Bạn cần quyền quản trị để kiểm soát truy cập, sao lưu và chuyển giao khi cần.
• Gói bàn giao là hạng mục bắt buộc: Gồm tài liệu kỹ thuật, mô tả kiến trúc, hướng dẫn vận hành và các hướng dẫn triển khai.
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng và hỗ trợ chuyển đổi khi đổi đối tác: Khi thay đối tác, cần quy định thời gian hỗ trợ, phạm vi hỗ trợ và cách chuyển giao để không gián đoạn vận hành.

Kiểm soát bảo mật

Đừng đợi tới lần phát hành đầu tiên mới bắt đầu làm bảo mật. Khi hệ thống có đăng nhập và dữ liệu, bảo mật phải được đặt làm chuẩn tối thiểu ngay từ đầu.

Các điểm tối thiểu nên có

• Nguyên tắc cấp quyền tối thiểu cho hệ thống và dữ liệu: Mỗi người chỉ được quyền đúng mức cần thiết để làm việc.
• Tách rõ môi trường phát triển, thử nghiệm và môi trường thật: Tránh dùng chung cấu hình và tránh truy cập chéo không kiểm soát.
• Có nhật ký truy cập và nhật ký triển khai: Biết ai truy cập, làm gì, lúc nào và triển khai phiên bản nào.
• Áp dụng chuẩn phát triển an toàn dựa trên khung uy tín: Bạn có thể dùng NIST SSDF hoặc OWASP SAMM làm chuẩn tham chiếu để đưa thẳng vào hợp đồng, giúp hai bên thống nhất mức tối thiểu cần đạt.

Tham chiếu bên ngoài:

Chuẩn NIST SSDF: NIST SP 800-218 SSDF.

Nguyên tắc 8: Dùng chỉ số để tránh dự án bị kéo dài và khó kiểm soát

Mô hình đội ngũ chuyên trách dễ thất bại khi tiến độ không nhìn thấy rõ. Mô hình theo dự án dễ thất bại khi tiêu chí nghiệm thu không cụ thể. Dùng chỉ số giúp giảm cả hai rủi ro.

Bộ chỉ số gọn nhưng đủ mạnh theo DORA

• Thời gian từ lúc thay đổi được chấp nhận tới lúc lên môi trường thật
• Tần suất phát hành
• Tỉ lệ thay đổi gây lỗi
• Thời gian khôi phục khi có sự cố

Bạn có thể bắt đầu đơn giản với báo cáo một trang mỗi tuần

• Tuần này bàn giao được gì
• Đang vướng gì, ai là người quyết và hạn chót để quyết
• Mục tiêu của chu kỳ tiếp theo
• Một xu hướng chỉ số để thấy dự án đang tốt lên hay xấu đi

Nếu bạn muốn đo theo kết quả kinh doanh, nên nối phần triển khai với phân tích dữ liệu để ra quyết định dựa trên số liệu, thay vì dựa trên cảm giác.

Nguyên tắc 9: Làm thử trước rồi mới cam kết mở rộng

Cách an toàn nhất khi thuê ngoài là bắt đầu bằng giai đoạn thử có kiểm soát. Mục tiêu là kiểm chứng năng lực phối hợp, chất lượng bàn giao và mức độ minh bạch. Khi đã đạt tiêu chuẩn, bạn mới tăng quy mô đội hoặc mở rộng phạm vi.

Chuỗi triển khai khuyến nghị

Giai đoạn 1: Sprint khám phá, thường 2 tuần
Mục tiêu là chốt ranh giới phạm vi công việc, lập bản đồ tích hợp hệ thống và nhận diện các rủi ro lớn nhất.

Giai đoạn 2: Thử nghiệm trong 2 sprint
Mục tiêu là kiểm tra nhịp bàn giao, chất lượng mã nguồn, cách phối hợp giữa hai bên và kỷ luật kiểm thử chất lượng.

Giai đoạn 3: Cam kết triển khai
Dựa trên kết quả đo được từ giai đoạn thử, bạn chọn triển khai theo các mốc bàn giao của mô hình theo dự án hoặc chọn thuê đội ngũ chuyên trách theo gói tháng.

Câu hỏi thường gặp

Cần tư vấn Application Development Outsource? Đặt hẹn để chốt scope và mô hình hợp tác.

• Thuê ngoài phát triển website: Cần chuẩn bị và kỳ vọng những gì?

• Phần mềm theo yêu cầu là gì? Khi phần mềm đóng gói không còn đáp ứng nhu cầu

• Vì sao năm 2026 Việt Nam đang nổi lên như trung tâm outsourcing phần mềm tăng trưởng nhanh nhất châu Á